Kostenbesparingen, een betere werk-privé balans, minder files en milieuvoordelen, voor velen klinkt het ideaal (Baroncini, 2018). Toch kan thuis productief aan de slag gaan een grote uitdaging zijn. Sommigen noemen de huidige situatie het grootste thuiswerkexperiment ooit; nog nooit werkten er zoveel mensen thuis als nu. Een recente studie van de Universtiteit Anwerpen toonde aan dat 75% van respondenten nu thuis werken. Dit zullen er momenteel nog meer zijn geworden. De noodgedwongen nieuwe werkwijze vergt improvisatie en creativiteit. Wij delen in dit artikel 7 handige tips waarmee u een professional in thuiswerken wordt!
1. Werken vanuit de zetel is verleidelijk
Het is belangrijk om een ergonomische thuiswerkplek te creëren om rug-, schouder- en nekklachten te voorkomen. Het kan erg verleidelijk zijn om met de laptop in de zetel te zitten, maar dit is niet goed voor uw rug. Daarnaast wordt u er vaak niet productief van. Zorg ervoor dat het professioneel blijft en ga op een plek zitten waar u zich goed kunt concentreren. Het creëren van een fijne werkplek thuis is noodzakelijk om goed te kunnen werken. Werk aan een opgeruimd bureau of zorg dat de keukentafel leeg is en vergeet een goede bureaustoel niet. Dit levert een grote bijdrage aan uw productiviteit. Zorg daarnaast dat u toegang hebt tot alle benodigde documenten en dat de VPN- en/of WIFI-verbinding werkt.
2. Een goede structuur zorgt voor de juiste werksfeer
Om succesvol thuis te kunnen werken is structuur heel belangrijk. Begin de dag zoals u dat gewend bent en doe alsof u gewoon naar kantoor gaat: kleed u aan, breng uw haar in model en neem een goed ontbijt. De weg van uw bed naar de laptop is enorm kort als u thuiswerkt. De verleiding om in uw pyjama achter de laptop te kruipen is daarom erg groot. De hersenen van de mens linken echter bepaalde outfits aan gedrag en emoties. Om in de juiste werksfeer te komen, is een goede outfit, zoals uw normale werkkleding, een belangrijk onderdeel.
Vaak is gebleken dat werknemers thuis meer uren werken dan is vastgelegd in hun contract. Houd daarom de kantooruren aan om te voorkomen dat u te lang doorwerkt. Sta elke dag op hetzelfde tijdstip op, ga niet midden op de dag douchen, maar gewoon voordat u begint met werken om de routine vast te houden.
3. Maak een wandeling na die welverdiende lunch
Als u thuiswerkt, zit u al snel een lange tijd achter de laptop. Op kantoor loopt u weleens naar het koffiezetapparaat of naar een collega voor een praatje. Het is belangrijk om ook thuis af en toe een pauze te nemen en bij voorkeur die tijd te gebruiken om te bewegen. Plan daarom ook thuis 2 à 3 korte pauzes in voor afleiding. Na deze korte pauze kunt u weer met een frisse blik en goede moed verder. Uit onderzoek blijkt dat we gemiddeld 90% van onze tijd binnen zijn Wij raden ook aan om even naar buiten te gaan om bijvoorbeeld een wandeling te maken : het werkt ontspannend én u komt ook nog eens aan uw dagelijkse portie beweging. Laat uw telefoon dan wel thuis, zo ontstaat er ruimte voor nieuwe ideeën. Hierna kunt u weer productief verder met uw werk.
4. Goede nachtrust
Nu u geen reistijd meer hebt en dus iets langer in bed kunt blijven liggen, is het verleidelijk om wat later naar bed te gaan. Het is echter belangrijk om een vast slaappatroon te behouden, zodat u de volgende ochtend weer fit en uitgerust kunt beginnen. Ga zoveel mogelijk op hetzelfde tijdstip naar bed en sta iedere ochtend rond hetzelfde tijdstip op. Doe dit elke dag van de week, ook als u die nacht minder goed hebt geslapen.
5. Planning
Een vaak gemaakte fout is een gebrek aan planning. Juist wanneer u thuiswerkt is dit belangrijk omdat er vaak minder omgevingsdruk ervaren wordt. Efficiënt en productief werken begint met het opstellen van een realistische planning en u er ook aan te houden. Vergeet niet om in de planning de pauzes te verwerken. Stel diverse doelen voor een bepaalde dag en maak daarnaast een to-do lijst. Dit zorgt voor overzichtelijk werken en het geeft een voldaan gevoel wanneer u afgeronde taken kunt afstrepen.
Wanneer u thuiswerkt, lijkt het gemakkelijk om ook wat huishoudelijke taken op u te nemen. Echter is het aan te raden om met thuiswerken zo min mogelijk andere taken te doen, zoals stofzuigen of de was doen. Ook kan het een uitdaging zijn om thuis te werken in het bijzijn van uw kinderen. Communiceren is hierbij erg belangrijk. Laat weten wanneer u moet werken en zorg ervoor dat u niet onnodig gestoord wordt.
6. Concentratie vasthouden
Een belangrijke uitdagen bij thuiswerken is ongestoord kunnen werken en u niet te laten afleiden. Veel afleiding kan namelijk als frustrerend worden ervaren. Afleiding op zich kost al energie, maar vervolgens moet u langer werken om de verloren tijd in te halen. Natuurlijk bent u altijd bereikbaar, maar om ervoor te zorgen dat u uw concentratie kunt vasthouden en in uw workflow kunt blijven, is het soms goed om de notificaties van e-mail, WhatsApp en andere socialemediakanalen uit te zetten. Als mens bent u snel afgeleid. Plan bijvoorbeeld tijd in waarin u even de e-mail checkt. Schakel zoveel mogelijk meldingen uit, leg de telefoon niet binnen handbereik en zet de televisie uit. Vindt u achtergrondgeluid toch belangrijk? Zet dan een eigen of standaard muzieklijst op van bijvoorbeeld Spotify.
7. Samenwerken op afstand
Veel thuiswerken kan uiteindelijk leiden tot een slechtere relatie met collega’s en tot een gevoel van eenzaamheid, wat leidt tot minder motivatie en een minder hoge productiviteit. Een goede, frequente onderlinge communicatie is hiervoor de oplossing. Met de technologie van nu is het gemakkelijker dan ooit om effectief samen te werken op afstand.
Er zijn veel platforms om online te vergaderen met uw team, zoals Microsoft Teams, Skype, Zoom en Google Hangouts. Wel gelden er andere omgangsvormen tijdens het videobellen dan tijdesn een meeting in een vergaderzaal. Met verschillende mensen op één scherm is de kans op chaos groot. Stel daarom van te voren een agenda op en wijs een voorzitter aan. Laat elkaar uitpraten en “mute” uzelf wanneer u niet spreekt. Dit voorkomt eventuele achtergrondgeluiden en rumoerigheid. Gebruik deze platforms ook voor een gezamenlijke dagopening om het teamgevoel te behouden.
Maak gebruik van webinars
Vandaag de dag is er ‘online’ veel mogelijk. Niet alleen kan er op afstand gewerkt worden met collega’s, ook kunt u de digitale route bewandelen om kennis te delen met klantenrelaties. Eén van de middelen die ingezet kunnen worden, is het geven van webinars. Door het gebruik van webinars is het eenvoudig om verschillende relaties tegelijk te informeren en inspireren.
Een online project- of teampagina
Om de verwachtingen van de collega’s duidelijk in kaart te brengen kan een online project- of teampagina aangemaakt worden. Hierop kunt u checken wat er van u verwacht wordt deze week, waar uw collega’s mee bezig zijn en hoe iedereen bereikbaar is. Ook is zichtbaar wat er allemaal bereikt is.
Misschien wel het allerbelangrijkste advies, afkomstig van onderzoeker Barbara Larson (Lufkin, 2020): beschouw uzelf als de cheerleader van uw eigen team. Probeer zoveel mogelijk de voordelen van deze situatie te zien en gun het uzelf om leuke dingen te doen. Kook uitgebreid en gezond, juist nu heeft u daar de tijd voor. Vooral in deze onzekere tijden hebben we allemaal een beetje extra aanmoediging nodig.
